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如何做好會(huì)計(jì)檔案管理,速速學(xué)~
云南百滇稅務(wù)師事務(wù)所有限公司 2019-07-09

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新疆稅務(wù)

 

會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

實(shí)務(wù)中,由于工作疏忽一旦單位或個(gè)人違反《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,則很可能會(huì)受到由縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)做出的處理處罰。那么,會(huì)計(jì)檔案管理,哪些問題需要注意呢?且看下方~

 

問題1

哪些會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔?

根據(jù)規(guī)定,下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:

1.會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

2.會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;

4.其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

問題2

單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案有何時(shí)限要求?

單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長不超過三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

問題3

單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)注意哪些問題?

單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測,符合要求的才能接收。

問題4

單位保存的會(huì)計(jì)檔案能否對(duì)外借出?

單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出,確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案,確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

問題5

單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的,應(yīng)注意哪些問題?

單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中,明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。

問題6

建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案何時(shí)需要移交?

建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

問題7

經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)履行哪些銷毀程序?

經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:

1.單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

2.單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

3.單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作,并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

特別提醒——會(huì)計(jì)檔案的保管期限要牢記!

會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。具體要求如下:

《企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表》

序號(hào)

檔案名稱

保管期限

備注

會(huì)計(jì)憑證

   

1

原始憑證

30年

 

2

記賬憑證

30年

 

會(huì)計(jì)賬簿

   

3

總賬

30年

 

4

明細(xì)賬

30年

 

5

日記賬

30年

 

6

固定資產(chǎn)卡片

 

固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年

7

其他輔助性賬簿

30年

 

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告

   

8

月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告

10年

 

9

年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告

永久

 

其他會(huì)計(jì)資料

   

10

銀行存款余額調(diào)節(jié)表

10年

 

11

銀行對(duì)賬單

10年

 

12

納稅申報(bào)表

10年

 

13

會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)

30年

 

14

會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

永久

 

15

會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)

永久

 

16

會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書

永久

 

《財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表》

 

序號(hào)

 

檔案名稱

保管期限

 

備注

財(cái)政

總預(yù)算

行政單位

事業(yè)單位

稅收

會(huì)計(jì)

會(huì)計(jì)憑證

       

1

國家金庫編送的各種報(bào)表及繳庫退庫憑證

10年

 

10年

 

2

各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表

10年

     

3

行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證

 

30年

 

包括:原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表

4

財(cái)政總預(yù)算撥款憑證和其他會(huì)計(jì)憑證

30年

   

包括:撥款憑證和其他會(huì)計(jì)憑證

會(huì)計(jì)賬簿

       

5

日記賬

 

30年

30年

 

6

總賬

30年

30年

30年

 

7

稅收日記賬(總賬)

   

30年

 

8

明細(xì)分類、分戶賬或登記簿

30年

30年

30年

 

9

行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)卡片

     

固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告

       

10

政府綜合財(cái)務(wù)報(bào)告

永久

   

下級(jí)財(cái)政、本級(jí)部門和單位報(bào)送的保管2年

11

部門財(cái)務(wù)報(bào)告

 

永久

 

所屬單位報(bào)送的保管2年

12

財(cái)政總決算

永久

   

下級(jí)財(cái)政、本級(jí)部門和單位報(bào)送的保管2年

13

部門決算

 

永久

 

所屬單位報(bào)送的保管2年

14

稅收年報(bào)(決算)

   

永久

 

15

國家金庫年報(bào)(決算)

10年

     

16

基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)(決算)

10年

     

17

行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表

 

10年

 

所屬單位報(bào)送的保管2年

18

稅收會(huì)計(jì)報(bào)表

   

10年

所屬稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)送的保管2年

其他會(huì)計(jì)資料

       

19

銀行存款余額調(diào)節(jié)表

10年

10年

   

20

銀行對(duì)賬單

10年

10年

10年

 

21

會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)

30年

30年

30年

 

22

會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

永久

永久

永久

 

23

會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)

永久

永久

永久

 

24

會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書

永久

永久

永久

 

注:稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)檔案保管期限,按行政單位會(huì)計(jì)檔案保管期限規(guī)定辦理。

政策依據(jù)

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(中華人民共和國財(cái)政部 國家檔案局令第79號(hào))


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